Rechnungen

Rechnungsliste

In der Rechnungsliste findest du alle deine Rechnungen. Du kannst die Suchleiste nutzen, um nach Rechnungsnummer oder dem Kunden bzw. seiner Adresse zu suchen.
Mit dem Statusfilter kannst du nach einem beliebigen Status filtern.

Rechnungsstatus

Es gibt 5 verschiedene Zustände einer Rechnung.

Entwurf

Wenn du eine neue Rechnung erstellst, wird dieser grundsätzlich zuerst der Status Entwurf zugewiesen. Rechnungen mit diesem Status haben noch keinen Einfluss auf deine Buchhaltung. Du kannst sie beliebig bearbeiten und löschen. So kannst du zB. schon eine Rechnung vorerfassen, die du aber erst Monate später buchen möchtest.

Offen

Sobald eine Rechnung erstellt wurde, wird ihr der Status Offen zugewiesen. Das heißt es wurde eine PDF erstellt und die Rechnung (Nicht die Zahlung) ist in der Buchhaltung berücksichtigt. Du kannst diese Rechnung jetzt nicht mehr bearbeiten oder löschen, in diesem Fall müsstest du sie stornieren.

Bezahlt

Wenn eine offene Rechnung vollständig bezahlt wurde, wird sie als bezahlt markiert. Wenn du die Rechnung jetzt stornierst, wird automatisch eine Korrekturrechnung erstellt.

Storniert

Eine Rechnung wird als storniert markiert, wenn du sie storniert hast. Falls du Zahlungen bei dieser Rechnung gebucht hast, bleiben diese in der Buchhaltung bestehen und du musst in der Korrekturrechnung die Rückzahlung buchen.

Synchronisieren

Während eine Rechnung von einem anderen System (zb. Etsy) importiert wird, steht sie auf Synchronisieren. Es dauert meist nur wenige Minuten und die Rechnung wird automatisch auf Entwurf, Offen oder Bezahlt gesetzt, je nachdem was du in den Einstellungen hinterlegt hast.

Korrektur

Der Korrekturstatus ist besonders, er kann zusätzlich zu den anderen vorkommen und gibt an, ob es sich um eine Korrekturrechnung handelt.

Neue Rechnung anlegen (Entwurf)

Klicke in der Rechnungsliste oben rechts auf Neu anlegen und du gelangst zur Eingabemaske für eine neue Rechnung.

Rechnungsnummer
Dieses Feld solltest du leer lassen. Die Rechnungsnummer wird vom System automatisch ausgefüllt. Nachdem du eine Rechnung erstellt hast (Vom Entwurfsstatus nach Offen) wird der Zähler automatisch hochgezählt.

Kunde
Ein Anonymer Kunde ist ein Kunde, der nicht bei NetDog hinterlegt ist, bzw. nicht als Kunde angelegt wurde. Gerade bei einmaligen Verkäufen macht es nicht wirklich Sinn, einen Kunden fest im System zu hinterlegen. In diesem Fall wählst du „Anonymer Kunde“ aus und kannst frei die Rechnungsadresse eingeben.
Falls du einen Kunden – den du bereits im System angelegt hast – auswählen möchtest, kannst du das Adressfeld leer lassen. Die Adresse wird dann aus den Kundendaten übernommen.

Rechnungsdatum / Fälligkeit
Standardmäßig wird das Rechnungsdatum und die Fälligkeit bei Abschluss gesetzt. Das bedeutet es wird der Tag gesetzt, an dem du die Rechnung erstellst (Aus dem Entwurf einen offene Rechnung machst). Alternativ kannst du das Datum auch frei einstellen.

Artikel
Mit der interaktiven Tabelle kannst du in Echtzeit deine Rechnungspositionen eingeben. Wenn du bereits Artikel angelegt hast, kannst du diese per Klick in die Tabelle laden wenn du die ersten Buchstaben des Artikelnamen eingibst.

Notiz
Die Notiz wird auf der Rechnung angezeigt. Die private Notiz siehst nur du in der Rechnungsübersicht.

Rechnungsübersicht

Nachdem du eine Rechnung angelegt hast, gelangst du in die Übersicht. Alternativ kannst du in der Rechnungsliste bei einer beliebigen Rechnung rechts auf die drei Punkte und dann Anzeigen klicken, um jederzeit in die Rechnungsübersicht zu gelangen.

Bearbeiten / Löschen
Eine Rechnung im Entwurf kannst du jederzeit bearbeiten und löschen. Sobald die Rechnung erstellt wurde, kannst du diese Funktionen nicht mehr nutzen und die Rechnung kann nur noch storniert werden.

Rechnung erstellen
Um aus einem Entwurf eine offizielle Rechnung zu machen, drückst du auf „Rechnung erstellen“. Anschließend wird die Rechnung als offen markiert und du kannst sie nicht mehr bearbeiten oder löschen. Die Rechnungsnummer erhöht sich um +1.
Jetzt kannst du über „PDF laden“ die Rechnung herunterladen.

Zahlung buchen
Über den Button „Zahlung buchen“ kannst du deiner Rechnung eine Zahlung zuweisen. Achte darauf das richtige Konto und die Zahlungsart auszuwählen.
Du kannst auch Teilzahlungen buchen, wenn du zB. eine Anzahlung bekommen hast. Die Zahlungen sollten sich beim Datum und Betrag mit deinem Konto decken.

Stornieren
Du kannst eine erstellte Rechnung nur noch stornieren. Wenn du noch keine Zahlungen zu der Rechnung gebucht hast, wird die Rechnung einfach als storniert markiert und ist damit erledigt.
Wenn du bereits Zahlungen gebucht hast, wird gleichzeitig eine Korrekturrechnung erstellt. Du kannst die Korrekturrechnung jetzt anpassen und dann die Rückzahlung buchen.
Hinweis: Gebuchte Zahlungen von stornierten Rechnungen bleiben bestehen!